Cómo hacer que su práctica de auditoría y garantía sea más eficiente

Hoy en día, todas las firmas de contabilidad tienen el reto de ofrecer mayor valor a los clientes durante el proceso de auditoría y garantía sin que los costes suban y sin que la calidad del trabajo se vea afectada. Aunque esto puede parecer tarea imposible, la tecnología de Caseware puede serle de ayuda.

Cuatro ventajas clave que Caseware ofrece a los auditores

La eficiencia y la automatización son componentes fundamentales del proceso de auditoría y garantía, sobre todo en la era digital actual. La solución Auditoría y garantía de Caseware utiliza una tecnología que aporta estos beneficios a las firmas de auditoría. A continuación, indicamos solo algunas de las ventajas de implementar la solución de Auditoría y garantía de Caseware, junto con diferentes formas en las que pueden tener un impacto positivo en su firma:

1. Registro integral de auditoría

Un primer paso esencial en un proceso de auditoría y garantía que se precie es establecer un registro de auditoría claro. Los registros de auditoría son fundamentales porque demuestran la precisión y validez de las transacciones financieras de una empresa.

Además, aclaran la responsabilidad de cada individuo en todos los registros, lo que ofrece la esencial rendición de cuentas. Para mantener estrictos estándares de garantía de auditoría, los registros de auditoría deben tener marca de fecha y hora para establecer una ruta digital de eventos, lo que incluye información suplementaria en relación con cualquier modificación o revisión.

Cuando no existe un registro de auditoría de confianza, disminuye de manera significativa la eficiencia de la auditoría. El hecho de no contar con un registro claro y lineal de los eventos financieros le hará depender de fuentes externas para verificar los datos de las transacciones. Si bien, estas fuentes pueden ser difíciles de encontrar, estar incompletas o no disponer de la documentación necesaria para apoyar las transacciones, casos en los que el registro de auditoría puede ser de ayuda.

Los registros de auditoría también demuestran la legitimidad de cualquier acceso, y uso, seguro de los datos. Dentro de un registro de auditoría, cualquier signo de advertencia podría indicar la presencia de actividad fraudulenta o error de uso, pero agentes terceros pueden proporcionar servicios de auditoría y garantía, evaluando un registro de auditoría para ofrecer un informe imparcial de vulnerabilidades dentro de los sistemas internos de sus clientes. 

De hecho, las agencias gubernamentales de la mayoría de los sectores obligan a las empresas a generar registros de auditoría válidos para seguir cumpliendo con la normativa. Si sus clientes no siguen estas directrices, se arriesgan a incurrir en multas o, incluso, podrían verse sometidos a investigaciones penales. 

Las agencias gubernamentales, como el IRS en Estados Unidos o la CRA en Canadá, podrían intervenir. Además de las implicaciones legales y económicas, muchas empresas no pueden superar el daño a su reputación cuando, tras una auditoría gubernamental, se determina que no cumplen con la normativa.    

2. Colaboración eficaz

Una colaboración eficaz es fundamental para ofrecer servicios de auditoría y garantía eficaces cuando más de una persona trabaja en el mismo encargo. Durante una auditoría, el equipo de auditoría al completo debe acceder a los registros necesarios para completar sus tareas. Las personas involucradas, tan pronto como realicen avances, deben comunicarlos para garantizar que cumplen con cada elemento de la lista de verificación de garantía de calidad de la auditoría. 

Gestionar a un equipo de personas que trabajan en un único encargo de auditoría puede ser todo un reto, y eso en circunstancias ideales. Puede ser complicado equilibrar la organización de archivos y garantizar al mismo tiempo que cada persona finaliza su trabajo. 

Este reto es aún mayor cuando no hay implementado un software de auditoría de calidad eficiente. Si sus sistemas no facilitan la colaboración en tiempo real, los miembros de su equipo podrían duplicar trabajo sin darse cuenta, desperdiciando así recursos valiosos cuyos esfuerzos podrían haberse dedicado a dar impulso al proceso. 

Por último, resulta una ventaja que varias personas puedan trabajar dentro de un mismo software de cumplimiento y garantía de auditoría independientemente de su ubicación. Cuando su proceso de auditoría y garantía depende de que cada miembro del equipo esté en el mismo lugar a la vez, pueden desperdiciarse tiempo y recursos valiosos en preparaciones y gastos de viaje innecesarios. 

3. Visualización de la auditoría

Ofrecer visualizaciones que resulten atractivas puede ser muy útil cuando necesita trabajar con conjuntos de datos. Las visualizaciones presentan la información de una manera que simples filas y columnas de números no pueden. En un entorno de auditoría, las demostraciones gráficas de información le dan una perspectiva diferente, lo que le ayuda a conectar puntos de datos dispares que de otro modo parecería que no están relacionados. 

Sin la capacidad de ver los datos de forma coherente mediante las visualizaciones, pierde una perspectiva que podría ayudarle a identificar anomalías y tendencias. En ocasiones, es más fácil reconocer actividad imprevista e inusual cuando ve los datos en un formato gráfico que si lo hace de forma más tradicional mediante la hoja de cálculo. Dar a los miembros de su equipo una forma diferente de ver la información, puede estimularlos y ayudarlos a generar más ideas a medida que van completando el encargo.  

Además, cuando necesite presentar análisis de los datos de la auditoría y garantía a su cliente, lo hará de una forma que tenga más sentido para ellos, lo que es extremadamente beneficioso. A muchas personas les resulta poco interesante tener que leer complicados informes. Una presentación gráfica agradable a la vista, profesional y que impresione puede dar a los lectores una mejor visión general de los esfuerzos de su firma.

4. Auditoría más inteligente

La solución Auditoría y garantía de Caseware se lo pone fácil a la hora de mostrar su registro de auditoría de una forma clara y precisa, pues recopila de forma conveniente todos los documentos y materiales de apoyo del encargo en una única ubicación centralizada y de fácil acceso, además de segura.

El software de Auditoría y garantía de Caseware también favorece una colaboración óptima entre los miembros del equipo independientemente de dónde se encuentren. La solución de Auditoría y garantía, con la tecnología SmartSync integrada, permite a los empleados trabajar de forma simultánea en los archivos del encargo en tiempo real y sin la molestia de tener que salir de los documentos. 

Cuando se asocia con Caseware, gana un conjunto integral de herramientas para hacer que su trabajo sea más eficaz y eficiente. Gracias a nuestros paneles de flujos de trabajo, puede hacer seguimiento de las actividades del encargo, lo que le ayudará a determinar si el curso actual de sus medidas necesita algún ajuste. Esto le permite optimizar las actividades de su equipo y mantener el foco en alcanzar los objetivos de su auditoría.

Las firmas más grandes incluso pueden migrar su actual proceso al sistema de Auditoría y garantía de Caseware con facilidad y actualizar sus protocolos para avanzar hacia un sector en evolución; por su parte, las organizaciones más pequeñas pueden ponerse manos a la obra de inmediato gracias a las sofisticadas plantillas de auditoría de Caseware. Ya sea una firma de auditoría establecida o una nueva «startup» sin duda podrá aprovechar toda la potencia de la solución de Auditoría y garantía de Caseware para materializar estas y otras muchas ventajas. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información.