Meer contactmomenten met klanten

Maakt automatisering de accountancy onpersoonlijker? Volgens onze algemeen directeur Richard Schiphorst niet. ‘Je krijgt als accountant alleen maar meer contactmomenten met je klanten.’

Richard startte in 2006 bij Caseware Nederland. Sindsdien heeft hij het aantal werknemers flink zien groeien. “We hadden toen nog acht mensen in dienst. Inmiddels zijn we veertien jaar verder en zitten we op bijna zeventig werknemers.”

Naast het personeelsbestand veranderde ook het klantenbestand. Richard: “Oorspronkelijk waren we vooral bekend bij grotere accountantskantoren. Maar inmiddels hebben we onze propositie binnen de accountancymarkt verbreed. Daarnaast hebben we de afgelopen jaren ook onze vleugels uitgeslagen naar de interne accountant.”

Belangrijkste ontwikkelingen

Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen die Richard ziet in de accountancy? We zetten ze op een rij:

1. Beweging naar de cloud

De eerste belangrijke ontwikkeling is volgens Richard de beweging naar de cloud. “Deze verandering is de grootste opdracht waar wij, en vooral onze klanten, voor staan. Het gaat er namelijk niet alleen om dat je een nieuw systeem in gebruik neemt, maar ook dat je op een andere manier gaat werken.”

Zo is het mogelijk dat werkzaamheden in de cloud veel meer in elkaar overlopen. “In een van onze cloudapps maak je bijvoorbeeld door het hele samenstelproces automatisch de jaarrekening op. Dat is dus nog maar één proces dat je niet kunt splitsen, waardoor je het werk anders verdeelt.”

2. Van documenten naar data

De cloud maakt het ook mogelijk om een andere stap te zetten: van document naar data. Richard: “In het verleden kreeg een accountant de opdracht om een document als de jaarrekening te maken en klikte hij het dossier daarna dicht. Maar als alle data gekwalificeerd is, dan kan je daar ook waardevolle informatie uit halen.”

Volgens hem kunnen accountants daar meer mee doen. “Denk aan benchmarking of overzichten die inzicht geven in ontwikkelingen bij klanten. Ook kunnen data je iets vertellen over je kantoor, zoals de effectiviteit en efficiency van je mensen. Het uit zich in allerlei vormen en cloudplatforms maken dit steeds gemakkelijker.”

3. Samenwerking via een platform

Accountants werken al langere tijd met klantportalen. Dit zijn beveiligde omgevingen waarmee zij informatie kunnen delen met hun klanten. Richard ziet deze portalen steeds meer vervangen worden door bredere platforms waarop accountants en andere partijen met elkaar samenwerken.

Richard: “Dit is een ontwikkeling waar wij invulling aan geven: een platform waar alles en iedereen bij elkaar komt. Dan kan het gaan om heel verschillende werelden, zoals de accountant en zijn klant of de bank. Je maakt hen onderdeel van het werkproces.”

Drie pijlers

Hoe spelen wij in op deze ontwikkelingen? Richard: “Wij hebben drie pijlers waarop wij onze oplossingen baseren. Onze eerste pijler is dat betrouwbare data altijd je vertrekpunt moet zijn. Je richt je dan niet zozeer op de jaarrekening, de resultante, als wel op de onderliggende data.”

Met die data blijf je vervolgens relevant voor je klanten. Want “op basis hiervan kun je zorgen voor relevante informatie, wat onze tweede pijler is. Daar hoort bij dat accountants hun klanten steeds meer de cijfers van dit moment bieden in plaats van dat ze vooral rapportages opstellen over het verleden.”

Ten slotte gaan accountants volgens Richard processen inzichtelijk maken, door dit samen te laten komen in een platform. “Dit is de derde pijler waar wij nu volop mee bezig zijn. Je laat dan bijvoorbeeld een analyse los op documenten. Zo zijn gegevens in huurovereenkomsten en contracten relevant voor de werkzaamheden die je als accountant doet.”

Nieuwe cloud-apps

Op basis van deze pijlers ontwikkelen wij voortdurend nieuwe functionaliteiten. Richard: “ Het mooie hieraan is dat we internationaal samenwerken, bijvoorbeeld met Caseware International maar ook andere distributeurs over de hele wereld. Dit doen wij vanuit de gedachte Think global, act local. Zo werken wij samen aan één basisplatform en optimaliseren wij dit voor de Nederlandse markt.”

Op dit platform draaien verschillende cloud-apps, die steeds meer in de plaats komen van de oorspronkelijke desktopapplicaties. “We hebben een lijn van cloud-apps waarmee je het hele klantproces kunt afwikkelen. Dat begint met de app KLANT+, waarmee je in het kader van opdrachtacceptatie klantinformatie vastlegt.”

Ook aan de andere stappen die je als accountant vaak zet, is gedacht. “Met de app PBC+ kun je informatie opvragen die je van de klant nodig hebt, op basis van de Prepared By Client list. De daaropvolgende stap is dat je met Samenstel+ het volledige samenstelproces doorloopt en volwaardige jaarrekeningen opstelt. En met al deze informatie voor handen is het ook mogelijk om efficiënt de VPB-aangifte voltooien met VPB+.”

Persoonlijk contact

De cloudapps zijn gebaseerd op vaste workflows. Daarbij voert iedereen op het cloudplatform zijn eigen taken uit, zoals het toevoegen van informatie aan het platform. Richard: “Wij zeggen altijd: niet mailen, maar delen. Los van het feit dat het veiliger is, werkt het ook efficiënter. Samen met je klant kijk je namelijk naar hetzelfde bestand.”

Blijft hierbij nog ruimte over voor persoonlijk contact met je klanten? Richard denkt van wel: “Je krijgt als accountant alleen maar meer contactmomenten met klanten, digitaal of persoonlijk. Ook denk ik dat dit contact alleen maar beter wordt als de klant zelf kan inloggen en voortdurend inzicht krijgt in zijn situatie.”

Integrated accounting

Richard noemt verder als voordeel het open karakter van het platform. “Wij vatten dit samen onder de noemer integrated accounting. Daarmee bedoelen we dat we zorgen voor een integratie van verschillende applicaties die met elkaar samenwerken. Op die manier willen we een totaalpakket bieden voor onze gebruikers.”

Binnen dit model vormen de verschillende applicaties samen een optelsom. “Onze oplossingen hebben een plus in de naam: KLANT+, PBC+, Samenstel+ en VPB+”, legt hij uit. “Je kunt ze dus achter elkaar zetten in je eigen klantproces. Maar als je bijvoorbeeld al een WWFT-oplossing hebt, dan kun je die gewoon blijven gebruiken.”

Dit totaalbeeld wil Richard graag schetsen, waarbij hij ook wil ingaan op de cloud. “We krijgen de laatste tijd steeds meer vragen over online samenwerken. Juist in deze tijd is het duidelijk geworden dat je als kantoor in staat moet zijn om in de cloud te werken.”