BHP Chartered Accountants

Perfil de la compañía

BHP Chartered Accountants es una de las mayores firmas de contabilidad independientes del norte de Inglaterra, además de estar entre las principales 35 de Reino Unido. Con inicios que se remontan más de 150 años, BHP proporciona una oferta integrada de servicios completos, que incluye cumplimiento de la normativa, planificación fiscal, financiación corporativa y asesoramiento empresarial. Con sede en Sheffield, South Yorkshire, la firma emplea a más de 400 personas en cinco oficinas ubicadas en Yorkshire.

BHP tiene clientes de una amplia gama de sectores, incluidos centros académicos, organizaciones benéficas y sin ánimo de lucro, atención sanitaria, seguro de pensiones, fabricación, bienes inmuebles, tecnología, venta minorista y hostelería, además de terrenos y agricultura. La firma también forma parte de la red Kreston Global, una red de contabilidad y asesoría internacional que cuenta con enlaces a 160 firmas en 110 países.  

Desafío

Antes de que tuviera lugar la pandemia del COVID-19, BHP usaba un software local para gestionar sus procesos de auditoría. La firma ya tenía planificado cambiar a otro producto, pero la pandemia puso de relieve las ventajas de usar una oferta basada en la nube, indicaba Maisie Poskitt, gerente de Amazing. Poskitt es responsable de la formación, la implementación y los procesos relacionados con el software de BHP, y ayuda a todos a mejorar en sus funciones, tanto a nuevos miembros del equipo como a socios.

«Tuvimos un par de productos en la nube que ya habíamos implementado para equipos que no eran de auditoría», comentaba Poskitt. «Y dichos equipos pasaron de trabajar en la oficina a hacerlo desde casa sin problema alguno, mientras que para otros departamentos, que utilizaban soluciones basadas en servidores, no fue tan sencillo».

La solución que BHP había estado considerando solo estaba parcialmente en la nube, por lo que decidió buscar una alternativa que tuviera capacidades completas en la nube para dar soporte a más empleados que trabajan a distancia.

Solución

Los equipos de centros académicos y de organizaciones benéficas de BHP, así como otros miembros del personal, tenían experiencia con productos de Caseware basados en servidores. Por este motivo, Caseware Cloud Audit, una solución completamente basada en la nube para gestionar el proceso de auditoría, llamó inmediatamente la atención de la firma. «No se trataría de un producto completamente desconocido para nosotros», señalaba Poskitt. «Había algunas habilidades que podían transferirse a partir de nuestra experiencia con el uso del software de Caseware, lo que nos hizo decantarnos».

A Poskitt también le gustó la forma en la que Caseware Cloud Audit presenta los archivos a los auditores. «Como persona que tiene que impartir formación sobre el software, considero que el diseño de los archivos tiene todo el sentido», explicaba. «Es muy sencillo y a los equipos les gusta, sobre todo si lo comparamos con lo que usábamos antes. La interfaz es mucho más moderna».

Otro factor que atrajo a BHP fue la incorporación en Caseware Cloud Audit de la metodología de auditoría de Mercia, que proporciona directrices de auditoría integradas de conformidad con las normas de auditoría más recientes. Mercia Group es un proveedor líder en servicios de formación y de cumplimiento normativo para profesionales de la contabilidad del Reino Unido.

Caseware Cloud Audit está diseñado para permitir que las auditorías se completen con mayor rapidez y con resultados de mayor calidad para el cliente. Cuenta con:

• Contenido inteligente con procesos de trabajo agilizados y optimizados, que muestran a los auditores solo lo que necesitan para el encargo en cuestión.
• Integración de solicitudes PBC que permiten realizar solicitudes de documentos y comunicarse con el cliente a lo largo del encargo mediante un proceso seguro, eficiente y en tiempo real.
• Funcionalidad para los miembros del equipo de colaborar en el mismo encargo desde cualquier lugar sin tener que preocuparse de ir comprobando las versiones, lo que permite un entorno de trabajo flexible.
• Procedimientos analíticos donde los datos del saldo de comprobación se analizan y convierten en gráficos de forma automática, lo que hace más fácil visualizar los riesgos dentro del encargo.
• Gestión de riesgos centralizada con una página de resumen que ofrece registros y gráficas visuales, así como notas de valoración del riesgo para todos los programas de trabajo.
• Capacidad de implementación de documentos, respuestas, preguntas, modificaciones y procedimientos.

Resultados

El equipo de auditoría de BHP ha disfrutado usando Caseware Cloud Audit. Sienten que ofrece una mejor experiencia de usuario que la solución anterior, y pueden acceder a toda la información que necesitan de forma sencilla desde una única página. El flujo de trabajo y la asignación es más intuitiva y la interfaz es más clara.

«Los riesgos están bien integrados en el sistema», comentaba Poskitt. «Una vez que se incorporan al archivo se conectan con las diferentes secciones. Nunca resultó más claro que ahora con Cloud Audit. Además, en lo que respecta a problemas en el archivo, ves con claridad lo que intentas encontrar. La vinculación en el archivo es una gran mejora para nosotros».

Cloud Audit ha mejorado la flexibilidad de BHP, lo que ha facilitado a los auditores trabajar a distancia o desde casa. Además, ha permitido que la firma contrate a personal que se dedica en exclusiva a realizar auditorías a distancia. «No hay diferencia alguna entre tener una persona teletrabajando en una auditoría o tenerla sentada en la oficina de Sheffield», señalaba Poskitt. «Hemos podido contar con varios empleados de Sudáfrica para trabajar en auditorías a distancia y han resultado ser una gran incorporación para el equipo».

Y la solución también ha permitido que sea más fácil formar a nuevos auditores. BHP ha creado un encargo de muestra con datos inventados para ayudar a guiar a los empleados recién graduados por el proceso de auditoría en Caseware Cloud Audit.

«El producto que teníamos antes era un sistema de archivado de documentos realmente sofisticado», comentaba Poskitt. «Mientras que Caseware Cloud Audit es mucho más práctico para todo el proceso de auditoría. Eres capaz de relacionar todas tus listas de verificación y tus riesgos con lo que estás haciendo en los documentos, por lo que es una fantástica manera de enseñar habilidades prácticas a los nuevos empleados».

Además, los profesionales de Caseware ayudaron a BHP a medida que la firma hacía la transición a Cloud Audit, como cuando se presentaron complicaciones en el proceso de sincronización de archivos. Fue un ejemplo de cómo el equipo de soporte de Caseware fue excelente a la hora de abordar cualquier problema en el momento que se presentaba.

El futuro

BHP ya ha podido ver beneficios tan solo doce meses después de implementar Caseware Cloud Audit. Si bien, Poskitt señalaba que la firma espera conseguir incluso una mayor eficiencia en los años venideros cuando los archivos de los clientes y todos sus datos asociados puedan extrapolarse sin necesidad de tener que volver a introducir información antigua. 

«Algunos miembros del personal me han preguntado en qué consiste la extrapolación», comentaba. «Y una vez que se lo mostraba, se emocionaban al pensar en todo el tiempo que se iban a ahorrar».

Contacte con nosotros para saber cómo Caseware puede ayudar a su organización a aprovechar los beneficios de la tecnología moderna, tanto hoy como en el futuro.