Håndtering af forandringer fra On-Premise til Cloud
Opdag, hvordan forandringsledelse kan gavne moderne revisionsfirmaer. Forandring er en uundgåelig del af livet, og arbejdspladsen er ingen undtagelse. Organisationer af alle størrelser, herunder revisionsfirmaer, når til sidst vendepunkter i deres historie, hvor gamle måder at drive forretning på ikke er så effektive, som de engang var. Nye tilgange, der ofte involverer skift i teknologiplatforme, er nødvendige for at holde virksomheden konkurrencedygtig og blomstrende.
Det kan være svært for nogle medarbejdere at omstille sig til ukendte måder at gøre tingene på. Her kommer begrebet forandringsledelse ind i billedet, der anvender strategier til at hjælpe folk med at justere deres interne og eksterne processer i sådanne overgangstider.
Lad os udforske forandringsledelse nærmere og se, hvordan det kan gavne nutidens moderne revisionsfirmaer.
Hvad er forandringsledelse?
En effektiv strategi for forandringsledelse kan forberede et økonomiteam på teknologiskift og øge sandsynligheden for en problemfri implementeringsproces. Det indebærer blandt andet:
- Integrering af den nye proces eller det nye system
- Fastsættelse af en solid implementeringsdato
- Oplæring af folk i den nye proces eller det nye system
- Overvågning af performance, når ændringen er gennemført
Et problem med forandringsledelse, som mange revisionsfirmaer står overfor, er overgangen fra lokal regnskabssoftware til cloud-software. Forandringsledelse er afgørende for at hjælpe teams med at tilpasse sig overgangen fra det gamle system og måle fremskridt efter implementeringen af cloud-softwaren.
Cloud-software har mange fordele, men det er ikke ualmindeligt at møde modvilje, når man implementerer denne ændring i revisionsfirmaer.
Det er derfor, at både eksterne og lokale regnskabsteams henvender sig til Caseware Cloud, en cloud-baseret platform, der forbedrer on-premises oplevelsen og giver fordelene ved cloud-adgang.
Uanset om du er ved at gå over til fjernarbejde eller bare ønsker at optimere kontordriften, så overvej fordelene ved at blive mere cloud-centreret for at flytte dit team fremad.
Fordele ved cloud versus on-premises software
On-premises software
On-premises software er regnskabssoftware, der er installeret på computerne på dit kontor. Det kræver typisk ikke en internetforbindelse for at få adgang, så bogholderne kan arbejde offline. Det holder også følsomme regnskabsdata inden for dit kontor, helt under din kontrol og væk fra usikkerheden på internettet.
På den anden side skal on-premises software installeres på hver enkelt computer og kan ikke tilgås via fjernadgang. Den skal som regel gemmes manuelt. Hvis din computer går ned, har du ingen mulighed for at få adgang til on-premises arbejdet, og du kan miste noget af dit arbejde, hvis det ikke blev gemt og sikkerhedskopieret på forhånd.
Cloud-software
Cloud-software gemmes i en online lagerbase – almindeligvis kaldet “skyen” – og kan tilgås fra enhver enhed, når du har et login. Det giver teams mulighed for at vælge mellem at arbejde hjemmefra, på kontoret eller på en hybrid måde.
Brug af cloud-software sikrer også, at dit arbejde altid er gemt og sikkerhedskopieret, selv hvis du har problemer med en bestemt enhed.
Caseware Cloud tilbyder endnu flere specifikke fordele, herunder:
- Stærkere klientkommunikation i en beskyttet portal
- Bedre teamsamarbejde, hvor folk kan arbejde på filer samtidigt
- En central placering til alle dine filer med en nem søgefunktion
- En intuitiv integrationsmetode til ældre filer
- Automatisk synkronisering for at opdatere, når du kommer online efter at have arbejdet offline
- Meget sikker kryptering på samme niveau, som banker bruger til at beskytte data
- International cloud-regnskabssoftware, der giver dig mulighed for at arbejde hvor som helst
Almindelige indvendinger mod at migrere til cloud-software
På grund af forandringens vanskelige natur vil din forandringsledelse altid møde en vis modstand, selv om den nye retning i sidste ende er en god ting. Teammedlemmerne vil have spørgsmål, og nogle kan have problemer, der får dem til at tøve med at tage forandringen til sig.
Her er et par almindelige barrierer for forandring – og hvordan man overvinder dem med en effektiv tilgang til forandringsledelse.
“Vi har altid gjort det på denne måde”
Mange mennesker kæmper med at give slip på den gamle måde at gøre tingene på. Selv om det ikke var perfekt, bliver de ofte vant til rutinen i de gamle systemer. Det kan virke lettere at opretholde status quo end at lære en helt ny proces eller et helt nyt system.
Det er derfor, at den bedste cloud-regnskabssoftware giver dig mulighed for nemt at indarbejde gamle filer i stedet for at bruge dage på at overføre den manuelt. Det reducerer den tid, det tager dit team at tilpasse sig det nye system.
Kig efter cloud-baseret regnskabssoftware, der giver dig en problemfri overgang, så dit team kan se, at den nye måde er bedre end det gamle system.
Forandringer kan være dyre
En anden frygt for forandring er, at det kan blive dyrere end det gamle system. Selvom nem integration sparer dig for tidsrelaterede omkostninger, er det også vigtigt at overveje prisen. Se efter virksomheder som Caseware Cloud, der giver dig mulighed for kun at betale for det, du har brug for.
I stedet for at opkræve en høj generel pris for regnskabsfirmaer af enhver størrelse opkræver Caseware Cloud per brugerlicens. Det betyder, at hvis du har et lille regnskabsteam, behøver du kun at købe nogle få licenser og betale mindre end store organisationer. Når dit team vokser, kan du købe ekstra licenser. Prisen kan justeres baseret på dine behov.
Sikkerhed
Mange revisorer og ledere bekymrer sig om sikkerheden ved at skifte fra on-premises software til regnskabssoftware i skyen. Når folk hører skyen, er de bekymrede for, at nogen kan hacke deres oplysninger. Men cloud-software giver faktisk al den ro i sindet, en leder kan ønske sig, takket være strenge standarder for informationssikkerhed.
Cloud storage til regnskab er krypteret. Caseware bruger specifikt det samme niveau af krypteret sikkerhed, som banker bruger til at beskytte deres digitale filer. Kryptering forvandler den almindelige tekst i dine filer til kryptografi eller “ciffertekst”, som er ulæselig for enhver, der får adgang til filerne uden for de rette kanaler.
Elementer i et vellykket program for forandringsledelse
Det er vigtigt at indarbejde forandringer på en måde, der resulterer i glidende overgange. Hvis nye systemer eller processer implementeres for hurtigt, vil dit team blive forvirret og udbrændt – et problem, som revisionsbranchen allerede kender alt for godt. Hvis du skynder dig, risikerer du også, at der dukker flere fejl op i dit arbejde, hvilket kan give dig problemer med kunder og myndigheder.
Her er nogle af de elementer, du skal have på plads for at sikre en vellykket oplevelse med forandringsledelse:
- Vision. Ifølge Harvard-professor John Kotters otte-trins model for forandringsledelse er det svært at fastholde et organisatorisk engagement i forandring uden en klar og fornuftig vision. Identificer de områder, der skal ændres, hvordan de skal ændres, og del denne vision med teamet.
- Forberedelse. Det er vigtigt at planlægge overgangen på forhånd. Sæt en dato for implementeringen af ændringen, så der er tid nok til at uddanne personalet og overføre gamle filer og igangværende arbejde til det nye system. Lav en tidsplan for oplæring i det nye system.
- Kommunikation. Det er vigtigt at sørge for, at alle er på samme niveau. Hold et møde, hvor de nye ændringer gennemgås, og hvor der er mulighed for at stille spørgsmål, så alle er på samme side. Send en e-mail med en opsummering af noterne bagefter, så teamet kan vende tilbage til dem.
- Fleksibilitet. For at implementere forandringer med succes er det vigtigt at være fleksibel og åben. Ikke alt vil gå efter planen, men hvis du er forberedt, har kommunikeret med dit team og forbliver fleksibel, vil du kunne overvinde eventuelle bump på vejen.
Caseware Cloud kan hjælpe dit kontor med at slippe af med afhængigheden af gammel on-premises software og bringe dig ind i det 21. århundrede inden for regnskab og revision. Oplev fordelene ved Caseware Cloud i dag.
