Simonse en Geus: modernisering schreeuwt om Caseware Cloud en AuditCase
Persoonlijk advies en professionaliteit zijn de pijlers waarop de accountants van Simonse en Geus uit Heinkenszand hun praktijk vormgeven. “Met vijftien medewerkers bedienen we onze klanten in en vanuit de regio op een gerichte manier,” laat Naomi van Gilst, assistent-accountant, weten. “Daarbij zijn we altijd op zoek naar modernisering van onze software. Niet alleen omdat we graag werken met materiaal dat up-to-date is, maar ook omdat nieuw talent het niet meer accepteert om in verouderde platforms aan de slag te gaan. In een markt waarin het maar al te moeilijk is om nieuw personeel en talent aan te trekken en vast te houden, hebben we met Caseware en vooral met Caseware Cloud een extra troef in handen. Iedereen onder de 30 heeft sowieso alles al in de cloud staan.”
Oude pakket op server is niet meer toereikend
Naomi gaat verder: “Toen we bij onze implementatiepartner Full Finance en Asista aangaven dat het softwarepakket dat we toen gebruikten niet meer aansloot bij onze wensen, zijn we samen gaan kijken wat beter bij ons zou passen. Wat we echt niet meer wilden, was werken met een server. Dat ging steeds meer frictie opleveren met programma’s en apps die wel in de cloud draaiden. Ook werd het oude pakket niet meer geüpdatet, waardoor het steeds minder relevant werd en gewoon niet meer paste. Ons werd geadviseerd Caseware Cloud te gaan proberen. En dat is niet bij proberen gebleven.”
AuditCase en andere geïntegreerde applicaties
Na de testperiode werd al vrij snel duidelijk dat Caseware Cloud precies bood wat het kantoor nodig had. Naomi vervolgt: “Met Caseware Cloud konden we van de ene op de andere dag jaarrekeningen opstellen in de cloud-applicatie SAMENSTEL+. Aangiftes inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting deden we al in de cloud. Verder gebruiken we AuditCase als CRM-systeem. Daarin voeren we onze klantgegevens in, die via de koppeling direct in de Caseware Cloud-omgeving staan. Op die manier kunnen we dan direct alle workflows doorlopen voor wat betreft Wwft en alle andere administratieve processen. Het is erg prettig om alle documenten die je nodig hebt bij elkaar te hebben in AuditCase en alle betrokkenen aangesloten te houden. Niet alleen accountants, maar ook klanten krijgen inzichtelijk wat er van ze verwacht wordt en wat bijvoorbeeld nog ontbreekt in een dossier. Samenwerken is soepel en duidelijk. Verder zie je in Caseware alleen wat je moet zien, wat veel ruis voorkomt en zorgt dat het klantbeeld zuiver blijft. Zoals je misschien wel zult begrijpen als je me dit zo hoort vertellen, zowel Caseware Cloud als AuditCase in een mum van tijd niet meer weg te denken uit ons softwarelandschap.”
Snel, efficiënt en correct
“De informatie die je in Caseware gebruikt is altijd eenduidig”, vertelt Naomi, ”en alle applicaties werken naast elkaar samen aan dezelfde data. Zo heb je echt maar één platform nodig waarin iedereen samenwerkt. Dat scheelt fouten, is efficiënter en het werkt gewoon een stuk sneller. Je hoeft niet meer door verschillende programma’s heen te klikken, materiaal van andere plaatsen te halen of elders op te slaan. Daarbij is het een prettig gevoel dat onze waardevolle gegevens niet op een onbetrouwbare en onveilige server staan, maar netjes achter slot en grendel in de cloud. Zoals ik al zei, merk je aan alles dat werken in de Caseware Cloud veel meer van deze tijd is. Als er een nieuwe update klaar staat, krijg je een pop-up te zien met wat die inhoudt en hoef je het in het venster alleen maar goed te keuren en vervolgens zelf te downloaden. Op de achtergrond wordt de update dan in een paar minuten uitgevoerd terwijl je zelf gewoon verder kunt werken. “Dat was met het vorige pakket dat we gebruikten wel anders, toen alles handmatig moest gebeuren en de software niet toegankelijk was wanneer er updates uitgevoerd werden.”
Vaste accountmanager
Hoe was de samenwerking eigenlijk? “Die verliep erg prettig,” laat Naomi weten. “In de testfase en daarna heb je altijd contact met je eigen vaste accountmanager die weet hoe de zaken ervoor staan en snapt wat jij nodig hebt in jouw specifieke situatie. Als je tegen een technisch probleem aanloopt, krijg je direct iemand aan de andere kant van de lijn die ook verstand van zaken heeft en je verder kan helpen. “Daarom weten we ook dat de toekomst er zonnig uitziet, want de mogelijkheden van Caseware Cloud worden alleen maar groter.”
