Waarom accountants afstand nemen van e-mail in de samenwerking met klanten

Vroeger werd e-mail beschouwd als een revolutionair communicatiemiddel. Het was enorm snel in vergelijking met andere manieren van communiceren. Het leek wel een soort van wondermiddel voor samenwerking met klanten. Echter, tegenwoordig zijn er veel betere en veiligere opties beschikbaar. Waarom dan vasthouden aan oude gewoontes? In dit artikel worden diverse redenen beschreven waarom het beter zou zijn als accountants afscheid zouden nemen van communicatie via e-mail.

De evolutie van e-mail

E-mail doorbrak in de jaren ’90 geografische grenzen en vertegenwoordigde de opkomst van de digitalisering. Het werd beschouwd als een veilig communicatiemiddel en voor accountants was het al snel de meest efficiënte manier om klanten te bereiken, vergeleken met traditionele methoden zoals post of persoonlijke bezorging. Vandaag is e-mail slechts een van de vele digitale communicatievormen. Tegenwoordig kennen we ook instant messaging, in-app communicatie en online videochats. Het versturen van vertrouwelijke e-mails naar klanten wordt niet meer als ideaal beschouwd en zeker niet als de meest efficiënte communicatiemethode. Ooit van onschatbare waarde, wordt e-mail nu vaak gezien als verouderd en onveilig.

Hoewel e-mail gedurende vele jaren een efficiënte en goedkope communicatiemethode was, wordt het tegenwoordig soms als problematisch ervaren in klantinteracties. Ondanks voortdurende uitdagingen bleef e-mail lange tijd de norm, simpelweg omdat er geen betere alternatieven voorhanden waren. Met de opkomst van andere communicatie-opties wordt de omvang van de tekortkomingen van e-mail steeds duidelijker. Het is tijd om de overstap te maken naar modernere oplossingen die beter aansluiten bij de eisen van hedendaagse zakelijke communicatie.

Beveiliging

Bijna iedereen kent wel iemand die slachtoffer is geworden van een e-mailhack. Het is enorm vervelend als je dit overkomt en vooral wanneer je inbox gevoelige informatie bevat. Deze situaties ontstaan helaas en dat komt doordat e-mail gewoonweg niet voldoende veilig is. E-mailberichten worden veelal niet versleuteld, waardoor hackers toegang kunnen krijgen tot berichten en zelfs gevoelige informatie kunnen verzenden zodra ze het wachtwoord hebben achterhaald. Daarnaast is het versturen van phishing en virussen via e-mail helaas veelvoorkomend. In de moderne wereld van accountancy is digitale beveiliging onmisbaar. Voor een écht veilige vorm van samenwerking met jouw klanten, is een versleutelde, in-app vorm van berichtgeving de beste optie.

Versiebeheer, delen en organiseren

Bij het delen van bestanden via e-mail raak je soms weleens iets kwijt. In welk mapje stond deze e-mail ook alweer? Of bij een grote opruimbeurt is toch dat ene mailtje ook verwijderd. En dan hebben we nog de beruchte spamfilter. Deze is ontworpen om ongewenste e-mail uit je inbox te houden, maar helaas gaat dit ook regelmatig fout. Cloud-gebaseerde platforms zoals Caseware Cloud bieden een georganiseerde, gecentraliseerde communicatie waarbij niets verloren gaat.

Data en analyse

Effectieve klantcommunicatie genereert regelmatig waardevolle gegevens en analyses. Het kwijtraken van deze informatie te midden van een overvloed aan e-mails kan niet alleen frustrerend zijn, maar het kan ook het proces vertragen en resulteren in een minder optimale relatie met de klant. Een gestructureerde en georganiseerde oplossing kan zowel accountants als klanten aanzienlijk ten goede komen.

Tijdsverspilling

Het doorzoeken van e-mails leidt af van andere werkzaamheden en kost tijd. Vooral wanneer bijlagen moeten worden beoordeeld en de relevante e-mail tussen alle andere berichten is verdwaald. Daarnaast kunnen de meeste e-mailservers slechts een beperkt aantal e-mails vasthouden, waardoor belangrijke berichten moeten worden verwijderd om ruimte te maken voor nieuwe. De cloud-app PBC+ biedt een centrale plek waar het mogelijk is om alle communicatie met klanten geordend op één plek te bewaren, inclusief alle belangrijke documenten.

Samenwerking via e-mail is overbodig

Hoewel e-mail een belangrijke rol heeft gespeeld in de geschiedenis van accountancy en samenwerking met de klant, hebben efficiëntere opties het nu gewoonweg overbodig gemaakt. Met PBC+ kunnen accountants eenvoudig communiceren met klanten vanuit een centrale, versleutelde locatie voor geoptimaliseerde organisatie en beveiliging. Automatische tracking van klantaanvragen en real-time statusupdates zorgen ervoor dat accountants altijd op de hoogte zijn. 

Wil je meer ontdekken over hoe PBC+ jouw communicatie met klanten efficiënter kan maken en kan vereenvoudigen? Neem vandaag nog contact met ons op.