Technologieverandering is een constante factor in de snel veranderende wereld van audit en accountancy. Succesvol navigeren door deze veranderingen kan een uitdaging zijn.

Tijdens een Caseware-evenement deelde een panel van klanten van toonaangevende accountantskantoren hun ervaringen en inzichten over het managen van technologische transformaties binnen hun organisaties.

Het panel bestond uit:
Tricia Katebini, Partner Audit & Assurance bij GRF CPAs & Advisors;
Matt Sutorius, Aandeelhouder bij Clark Nuber PS;
en Mike Loritz, Aandeelhouder bij CBIZ.

De panelleden bespraken hoe hun organisaties alle aspecten van het transformatieproces hebben aangepakt en deelden praktische inzichten en aanbevelingen op basis van hun ervaringen. Hun gesprek ging onder meer over het betrekken van besluitvormers, het respecteren van de bedrijfscultuur en het implementeren van training en ondersteuning. Dit is wat zij te zeggen hadden.

Verandering brengen bij besluitvormers en binnen de hele organisatie

Het panel benadrukte dat verandering niet alleen gericht moet zijn op topbesluitvormers, maar op de hele organisatie. Loritz gaf aan dat het noodzakelijk is om de volledige organisatie uit te leggen waarom een bepaalde verandering nodig is. Zelden zitten alle teamleden direct op één lijn.

“Je hebt altijd een breed spectrum. Sommigen omarmen verandering meteen – je hoeft ze niet eens uit te leggen waarom. Maar aan de andere kant zijn er mensen die zeggen: ‘Wat is het probleem? Waarom moeten we iets veranderen?’”

Katebini beaamde dit en benadrukte het cruciale belang van communicatie binnen het hele kantoor. Een verplicht opgelegde verandering kan falen als medewerkers het nut ervan niet begrijpen. Zij kunnen een nieuwe oplossing als een extra last ervaren, bovenop hun toch al drukke werkschema’s. Daarom is het niet alleen belangrijk, maar essentieel om de toekomstige voordelen van de verandering duidelijk te maken.

Sutorius adviseerde om te starten met een kleine groep partners die positief tegenover de verandering staan en van daaruit verder op te bouwen. “Het is belangrijk om het pas naar de volledige groep te brengen wanneer je goed voorbereid bent.”

Loritz vertelde dat zijn organisatie een zogeheten “tech champ”-netwerk heeft – een groep mensen binnen verschillende vestigingen die fungeren als testteam voor technologie. Deze medewerkers zijn vroege gebruikers van nieuwe technologieën en geven feedback over nieuwe software en systemen. Daarnaast stimuleren zij technologische innovatie binnen de organisatie door letterlijk en figuurlijk de verandering uit te dragen.

De rol van cultuur bij het stimuleren van verandering

Het panel ging uitgebreid in op de invloed van bedrijfscultuur op verandering. Veranderingen kunnen alleen slagen als ze passen binnen de cultuur van de organisatie.

Sutorius voegde daaraan toe dat beloningsstructuren moeten aansluiten op de gewenste gedragingen. Als bonussen gekoppeld zijn aan productiviteit, maar medewerkers geconfronteerd worden met grote softwareveranderingen, dan kan dat tot weerstand leiden.

“Het is belangrijk om bonussen of promoties te verbinden aan wat we daadwerkelijk willen stimuleren.”

Implementatie van training en ondersteuning

Het panel besprak de aanpak achter training en implementatie. Volgens Katebini is het belangrijk om daar ruim de tijd voor te nemen. “Gun jezelf een lange aanloop. Besef dat het geen verandering is die je van de ene op de andere dag doorvoert. Het is een proces – een leertraject om het systeem te begrijpen, te zien wat er op de achtergrond gebeurt en te leren hoe je updates uitvoert.”

Sutorius stelde dat het verstandig is om eerst een kleine interne groep medewerkers te trainen, die vervolgens de rest van het team kunnen begeleiden. Dat werkt vaak beter dan het volledig uitbesteden aan een externe partij.

Loritz benadrukte het belang van ervaringen van vroege gebruikers:

“Als zij overtuigd zijn, kunnen we met die positieve resultaten naar ons bestuur of management: kijk, dit is waarom de ROI positief is. Dat verkoopt het idee.”

Monitoring en feedback

Ook het evalueren van het succes van een implementatie kwam aan bod. Naast menselijke feedback speelt data hierin een belangrijke rol.

Katebini gaf aan dat data veel waardevolle inzichten biedt: “We hebben recent een nieuwe technologie geïmplementeerd. Door de projecten die eraan gekoppeld zijn te analyseren, konden we eenvoudig berekenen hoeveel tijd onze organisatie heeft bespaard. Die tijd kunnen we inzetten om klantrelaties te verdiepen – wat weer leidt tot extra omzet.”

Sutorius benadrukte het belang van échte, eerlijke cijfers – vooral wanneer je waarde aan klanten presenteert: “Je moet oprecht zijn in dat soort metingen.”

Wat betreft feedback en implementatie zei Sutorius dat het belangrijk is om duidelijke doelen te stellen bij de invoering van nieuwe software – bijvoorbeeld door het gebruik ervan verplicht te stellen.

De inzichten van de panelleden onderstrepen dat het succesvol doorvoeren van technologische verandering in de audit- en accountancysector vraagt om een veelzijdige aanpak. Door besluitvormers te betrekken, een ondersteunende cultuur te creëren, training zorgvuldig te implementeren en de voortgang te blijven monitoren, kunnen organisaties transformatie effectief managen en succes boeken op de lange termijn. Heldere communicatie, strategische planning en het gebruik van data zijn daarbij cruciaal. Deze elementen helpen niet alleen bij het aantonen van de waarde van nieuwe technologieën, maar ook bij het behouden van concurrentievoordeel en het realiseren van duurzame groei.

Stimuleer jouw technologische transformatie met Caseware

De cloudgebaseerde audit-, assurance- en rapportage-oplossingen van Caseware helpen organisaties om hun werkzaamheden te transformeren en slimmer te werken. Het Caseware-platform biedt een consistente gebruikersinterface voor al je audittools en combineert planning, analyses, documentatie en rapportage in één geïntegreerde oplossing.

Dankzij de naadloze integratie van externe applicaties maakt het platform gestroomlijnde, geautomatiseerde workflows en realtime samenwerking mogelijk – voor maximale efficiëntie.

Het platform bevat hoogwaardige beveiliging, uitgebreide dataverwerking, ingebouwde AI en een ontwikkelaarstoolkit voor eenvoudige configuratie en maatwerk. Daarnaast biedt het connectiviteit met zowel externe tools als interne systemen.

In combinatie met Caseware’s robuuste technologische fundament en uitgebreide methodologieën resulteert dit in toonaangevende oplossingen die de efficiëntie verhogen, de nauwkeurigheid verbeteren en een uitzonderlijke klantbeleving bieden.

Ontdek hoe Caseware jouw auditproces kan transformeren en plan vandaag nog een afspraak.