Beter samenwerken in de cloud

Caseware biedt accountants een groeiend aantal cloudoplossingen, waarvan Audit+ de jongste is, maar zeker niet de laatste. Tjoek Korenromp, sales director Europe, vertelt over de visie achter het eigen cloud-platform: “Wij willen de adviserende kracht van de accountant beter uit de verf laten komen.”

Korenromp ziet Caseware als meer dan alleen een softwareleverancier: “We zien onszelf als partner die voorziet in oplossingen voor diverse processen. Daardoor hebben we ook nagedacht over de processen op een accountantskantoor en hoe zij met tools hun klanten van begin tot eind kunnen bedienen.” Hij noemt dat ‘one touch football’: “Eén keer de bal raken: je gebruikt ons platform waarmee je allerlei processen kunt uitvoeren voor de klant en je hoeft maar één keer de data in te voeren die je meeneemt naar de volgende processen. Dat noemen wij Integrated Accounting.”

Het webbased platform Caseware Cloud is volledig gericht op samenwerking tussen de collega’s van het accountantskantoor en de klant in alle processen, van het accepteren van de klant tot tussentijdse rapportage, van de jaarrekening samenstellen of controleren tot de belastingaangifte. En die samenwerking is volledig digitaal: “In plaats van een schoenendoos met papier kan de klant in Caseware Cloud aan de voorkant van het proces al digitaal informatie aanleveren”, zegt Korenromp.

Vooruitstrevende markt

Hij ziet weinig aarzeling in de branche op het gebied van digitaliseren. “De bereidheid met cloud-producten te werken, is in Nederland groter dan in andere landen. De accountancymarkt is hier zeker ver in het accepteren van cloud-toepassingen.”
Caseware blijft continu met klanten in gesprek en daardoor zijn alle werkzaamheden op het platform op een logische manier gekoppeld, zegt Korenromp. “Daardoor boek je tijdwinst. Die winst zien kantoren ook; de bereidheid tijd te investeren in de cloud groeit zeker. Wij willen het juiste gereedschap ontwikkelen, zodat accountants effectief en veilig kunnen samenwerken met klanten.”

Internationale oplossing

Het platform is onlangs uitgebreid met de Audit+ app en dat is een voorbeeld van de internationale slagkracht van Caseware, zegt Korenromp. “Ons hoofdkantoor zit in Toronto, maar we hanteren een regionale strategie waarbij we verschillende zones hebben waar kennis wordt gebundeld. Audit+ is een internationaal ontwikkelde app op basis van de ISA 315-standaard en is volledig in het Engels. Op veel plekken is die app dus zonder lokale vertaalslag in te zetten; we hebben Audit+ wel aangepast aan de lokale markt en daardoor zijn we de eerste in Nederland met een volwaardige cloudoplossing voor audit.

“De accountancymarkt is in Nederland zeker ver in het accepteren van cloud-toepassingen” – Tjoek Korenromp

Samenwerking afstemmen Vanzelfsprekend is samenwerking tussen klant en accountant ook bij Audit+ de basis. “Het draait op ons cloudplatform, dus het is onderdeel van alle andere data die daarin staan. Je kunt stukken opvragen, maar de klant kan ook inhoudelijk worden betrokken bij de controleopdracht. Zo kan de klant zelf de bedrijfsactiviteiten beschrijven, waardoor de context en kwaliteit gewaarborgd wordt.”

Omdat niet elke klant op dezelfde manier wil samenwerken, kun je het niveau van samenwerken aanpassen. “Het kan variëren van de klant virtueel naast je aan het bureau hebben tot alles voor hem regelen. Welke mate van samenwerken je ook kiest, de accountant blijft altijd in control.” Ook aan de accountantkant kun je aan knoppen draaien, zegt Korenromp: “De manier waarop je de opdracht verwerkt, is af te stemmen op de persoon. Een ervaren accountant heeft geen begeleiding nodig, maar voor een minder ervaren accountant kun je hulpmiddelen inzetten die de opdracht meer structureren.”

Audit+ is Engelstalig en dat heeft een reden: “Wij zien dat steeds meer teams bestaan uit verschillende nationaliteiten en talen, mede door de schaarste op de arbeidsmarkt. Met Engels heb je een universele taal waarmee mensen door een opdracht gaan. We bekijken nog of we de tool op termijn ook in het Nederlands beschikbaar willen maken.”

Dichter bij de klant

Ook bij klanten zal het voorkomen dat er nog daadwerkelijk een schoenendoos met facturen wordt langsgebracht. “Maar er zijn steeds meer bedrijven die zoeken naar een digitale vorm van samenwerken”, zegt Korenromp. “Dat is zeker na corona top-of-mind. Voorheen zag je elkaar een keer per drie maanden, nu heb je meerdere keren per week digitaal contact en dat levert een betere samenwerking op. Al is het alleen maar een document uploaden of een vraag beantwoorden. Zo kun je dichter bij de klant komen te staan. Het proces is zo opgezet dat je continu met elkaar samenwerkt. Daardoor kan de adviserende kracht van de accountant veel beter uit de verf komen.”

Nieuwe ontwikkelingen

Caseware zit niet stil en heeft naast Audit+ ook andere nieuwe oplossingen: “In het CRM-systeem Auditcase is digitale identificatie ingebouwd”, zegt Korenromp. “Het identificeren van personen is een belangrijk element in de branche. Dat kan efficiënter door te koppelen met Read ID. Via een NFC-chip, bijvoorbeeld in het paspoort, kun je alle benodigde informatie digitaal ophalen. Daarnaast werken we aan een gezichtsscan als extra mogelijkheid. Dat scheelt veel tijd voor accountantskantoren, want die moeten op jaarbasis honderden en soms wel duizenden mensen identificeren.”

“Voorheen zag je elkaar een keer per drie maanden, nu heb je meerdere keren per week digitaal contact en dat levert een betere samenwerking op” – Tjoek Korenromp

Tot slot wordt binnen het Caseware-netwerk ook al druk gewerkt aan een oplossing voor ESG-rapportage. En die kan er snel zijn als het moet: “Onze collega’s in Duitsland zijn daar al ver in. Als zij een oplossing beschikbaar hebben op basis van de Europese regels, dan kunnen de collega’s in andere Europese landen er ook gebruik van maken. Zo bundelen we internationaal onze krachten. Wel zo efficiënt.”