Automatische taken gebruiken voor efficiënter werken in AuditCase

In een tijd van voortdurende veranderingen staan organisaties voor steeds weer nieuwe uitdagingen. Efficiëntie is een sleutelwoord, vooral voor accountants en financieel professionals. Het is essentieel voor betere prestaties, kostenbesparing en een sterkere concurrentiepositie. In dit artikel laten we zien hoe een goed CRM-systeem (Customer Relationship Management) en een DMS (Document Management Systeem) kunnen bijdragen aan de efficiëntie en effectiviteit van jouw kantoor, ongeacht de grootte.

De kern van automatische taken

AuditCase biedt een geavanceerd systeem van triggers, waarmee jij zelf acties kunt instellen op basis van gebeurtenissen binnen jouw CRM-systeem. Zo kun je bijvoorbeeld direct reageren op wijzigingen in je CRM of taken. Stel dat er een nieuwe klant is geaccepteerd, kunnen er automatische taken voor onboarding worden gestart. Denk hierbij aan identificatie, de WWFT-check, etc. Deze procedure kan uit meerdere stappen bestaan en kent geen limieten.

Procesoptimalisatie met CRM-wijzigingen

Dankzij de nieuwe functies kun je nu direct reageren op veranderingen in jouw CRM of taken. Stel je voor dat je, zoals net genoemd, automatisch een onboarding procedure voor klanten kunt starten, zodra de status verandert naar ‘nieuwe klant’. Of dat complexe processen, zoals de opvolging van een NOW-regeling, eenvoudig verlopen door meerdere stappen te configureren zonder beperkingen. De flexibiliteit in de configuratie van startdatum, omschrijving en uitvoerder van taken zorgt ervoor dat AuditCase jouw processen automatisch kan voortzetten.

Integratie met ValidSign voor digitaal ondertekenen

Een veelgevraagde functie is inmiddels ook beschikbaar: automatische vervolgacties bij de terugkeer van ondertekende documenten uit ValidSign. Hierdoor kun je direct taken genereren voor je collega’s, wat zorgt voor een soepeler proces zonder handmatige tussenkomst. Wanneer een document is afgerond, afgekeurd of verlopen, wordt er automatisch een actie gestart in AuditCase. Na de integratie met ValidSign worden in de toekomst ook statuswijzigingen van ReadID, Hix en PKI toegevoegd als triggers. 

Slimme datacontroles in je CRM

AuditCase registreert verschillende gegevens, zoals geboortedata en klantregistratiedata. Met de nieuwe triggers kun je automatische controles instellen om op de hoogte te blijven van belangrijke momenten met je klanten. Denk aan automatische meldingen voor jubilea of herinneringen voor belangrijke data, waardoor je klantrelatiebeheer nog pro-actiever wordt.

Grenzeloze koppelingen met externe systemen via Zapier

De mogelijkheden van AuditCase worden uitgebreid door de integratie met Zapier. Deze krachtige online tool stelt je in staat om acties te starten in tools, zoals Microsoft Teams, Exact Online, Twinfield en Zoho Books, zodra een trigger in AuditCase plaatsvindt. Hierdoor kun je een workflow naadloos integreren met andere platforms.

Automatische taken in de praktijk

In de praktijk betekent dit dat jouw kantoor niet alleen slimmer werkt, maar ook efficiënter en pro-actiever. De applicatiebeheerder heeft volledige controle over de inrichting van deze automatische taken, wat betekent dat de mogelijkheden eindeloos zijn. Met specifieke gebeurtenissen, filters en acties kun je de automatisering afstemmen op de unieke behoeften van jouw kantoor. Denk hierbij ook aan taken voor periodieke opdrachten die jaarlijks terugkomen of specifieke configuraties voor het aanmaken van taken bij wijzigingen in klantstatus, taken of data. Uiteraard staat het team van AuditCase klaar om je te helpen, want de eindeloze mogelijkheden kunnen ook overweldigend zijn.

Conclusie: bespaar tijd, verhoog productiviteit met automatische taken

De nieuwe automatische taken van AuditCase tillen jouw bedrijfsvoering naar een hoger niveau. Door slimme automatisering bespaar je niet alleen tijd, maar verhoog je ook de nauwkeurigheid en proactiviteit van jouw kantoor. Ben jij benieuwd wat AuditCase voor jouw kantoor kan betekenen? Wil jij ook efficiënter werken met automatische taken? Neem dan geheel vrijblijvend contact op!