AuditCase: CRM- en DMS-oplossing voor accountantskantoren

In de complexe wereld van accountancy is het beheren van klantinformatie en documentstromen een belangrijk onderdeel van het dagelijkse werk. Het gebruik van geavanceerde tools zoals CRM (Customer Relationship Management) en DMS (Document Management System) is niet langer een luxe, maar eerder een noodzaak voor accountantskantoren die streven naar efficiëntie.

CRM en DMS: waarom zijn ze nodig?

CRM: een CRM-systeem is een oplossing die organisaties helpt om informatie over klanten te beheren, maar ook zorgt voor interactie met de klanten. Hierin worden alle contactmomenten, communicatievormen en afspraken vastgelegd. Dit betekent dat je een centrale plek hebt waar je alle informatie over je klanten kunt vinden.

DMS: het goed en veilig beheren van documenten is een uitdaging voor ieder accountantskantoor. Een goed DMS stroomlijnt het opslaan, organiseren en delen van documenten, waardoor je niet langer afhankelijk bent van papieren documenten. Dit zorgt er niet alleen voor dat je kosten en ruimte voor deze papieren documentatie bespaart, maar ook een hoop tijd als je op zoek bent naar relevante informatie. 

AuditCase voor iedere accountant

AuditCase gaat verder dan generieke tools en biedt accountantskantoren een op maat gemaakte CRM- en DMS-oplossing die is afgestemd op de eisen van accountantskantoren. Sommige tools sluiten gewoonweg niet volledig aan op de complexe werkzaamheden van de accountancysector. AuditCase stroomlijnt alle facetten van klantacceptatie tot documentbeheer. Met behulp van geïntegreerde tools, zoals digitaal ondertekenen en digitaal identificeren, voldoe je altijd aan de juiste wet- en regelgeving.

360º-klantbeeld

AuditCase maakt een einde aan het zoeken door complete servers en mappen naar klantgegevens. Met een 360º-klantbeeld worden alle relevante gegevens van iedere klant geordend op één plek, altijd in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Omdat niet iedere gebruiker hetzelfde is, kun je met de Dashboard Builder je eigen 360º-klantbeeld indelen. Zo toon jij op jouw Dashboard alle gegevens die jij relevant vindt.  

Documentmanagement

Bestanden met verschillende extensies worden eenvoudig en geautoriseerd opgeslagen in de digitale klantdossiers. De documenten kunnen, indien gewenst, worden voorzien van huisstijl. De documenten zijn toegankelijk voor iedereen die deze nodig heeft en daardoor wordt een fysieke vorm van documentatie overbodig. Daarnaast kun je binnen het dossier uniformiteit afdwingen, zodat bepaalde documenten door alle gebruikers op dezelfde manier worden opgeslagen en je ze om die reden altijd snel kunt terugvinden.

Gestandaardiseerd samenwerken

AuditCase zorgt voor gestandaardiseerde samenwerking binnen de organisatie. Is er een wijziging aangebracht in de documenten? Deze worden direct doorgevoerd, zodat iedereen met de actuele versie van het document aan het werk is. Wil je een document nog even laten controleren door je leidinggevende voordat je deze naar de klant stuurt? Ook dat is geen probleem binnen AuditCase met onze standaard workflow. Daarnaast kun je documenten digitaal laten ondertekenen door de klanten en ondertussen blijven alle gegevens volledig veilig.

Geïntegreerde tool

AuditCase heeft integraties met veel andere softwarepakketten, waaronder Caseware Cloud en Microsoft Office 365. Dankzij automatische updates en koppelingen met instanties, zoals de KvK, biedt AuditCase een prettige ervaring in de communicatie met klanten, interne processen en externe rapportage.

10 belangrijke voordelen van AuditCase

1. Klantgegevens centraal geordend: een overzichtelijke weergave van alle relevante informatie over klanten, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.
2. Centrale opslag van klantdocumenten: beide partijen, zowel het accountantskantoor als de klant, hebben toegang tot alle benodigde documenten op één centrale plaats.
3. Tijdsbesparing: doordat alle informatie snel te vinden is, je op een efficiënte manier met elkaar kunt samenwerken en repetitieve taken van je worden overgenomen, bespaar je kostbare tijd.
4. Kostenbesparing: uiteraard door een aanzienlijke tijdsbesparing, maar ook de fysieke documentatie kan de deur uit.
5. Gestructureerd werken met workflows: werkprogramma’s zorgen ervoor dat taken gestructureerd worden uitgevoerd, waardoor niets wordt vergeten.
6. Geautomatiseerde taken: routinematige taken worden automatisch aangemaakt, wat de productiviteit verhoogt en menselijke fouten minimaliseert.
7. Digitaal ondertekenen: efficiëntie wordt verder verbeterd door de mogelijkheid van eenvoudige digitale handtekeningen.
8. Snellere dienstverlening: door de gestroomlijnde processen en snelle toegang tot informatie kunnen accountants hun diensten sneller leveren.
9. Beschikbaar als app: AuditCase is altijd binnen handbereik, waar je ook bent, dankzij de beschikbare app voor iOS en Android.
10. Integraties: AuditCase is gekoppeld met meer dan 20 pakketten, waaronder Microsoft 365 en Caseware Cloud. Zo heb je data altijd en overal beschikbaar.  

AuditCase zorgt ervoor dat accountantskantoren sneller en efficiënter kunnen werken, waardoor ze geld en kostbare tijd kunnen besparen. Ben jij benieuwd wat AuditCase voor jou kan betekenen? Binnenkort vindt er op ons kantoor in Apeldoorn een Caseware Experience plaats die volledig in het teken staat van AuditCase. Samen met onze Product Owner neem ik je mee in alle veelzijdigheid van onze CRM- en DMS-oplossing. Nieuwsgierig? Lees hier meer over deze middag en schrijf je in!