Accountants en de Wwft: 7 vragen en antwoorden

Sinds 25 juli 2018 is de wet aangescherpt. Accountants zijn volgens de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme (Wwft) verplicht om de identiteit van zijn klanten vast te stellen en om ongebruikelijk transacties te melden.

Deze wijzigingen hebben gevolgen voor alle financiële ondernemingen. Dus ook voor accountantskantoren. In gesprek met Wiebe van Bruggen van Caseware, waar hij verantwoordelijk is voor de implementatie van de Wwft-regelgeving.

Vorig jaar juli zijn de Wwft-regels verscherpt. Wat zijn de belangrijkste wijzigingen?

• ‘De meest in het oog springende wijziging is dat het lichtste niveau van cliëntonderzoek, het vereenvoudigd cliëntonderzoek, nog maar zeer beperkt van toepassing is. Voor juli 2018 werden klanten benaderd op basis van objectieve criteria. Nu is dit meer omgebouwd naar een risico-georiënteerde benadering.
• Als instelling ben je meer verantwoordelijk geworden voor het feit dat jij het risico van de klant goed hebt ingeschat.
• De definitie van de ultimate beneficial owners (UBO’s) aangepast.
• Er wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen binnenlandse en buitenlandse politiek prominente personen (PEP’s).
• Accountantskantoren moeten een compliance- en auditfunctie inrichten naar aard en omvang van de praktijk.

Op welke manier hebben accountants met de Wwft te maken?

Als accountantskantoor heb je met de Wwft een rol in het bewaken van de veiligheid van je klanten, van je land en van de wereld door proberen te voorkomen dat mensen geld witwassen of terrorisme financieren. De Wwft bestaat eigenlijk uit 3 onderdelen:

Het meest bekende onderdeel is het melden van ongebruikelijke transacties.

Iemand schuift bijvoorbeeld in één keer 30.000 euro contant van de ene partij naar de andere. Dat is een rode vlag, daar moet je als accountant naar kijken.

Andere onderdelen zijn: cliëntonderzoek, risicobeleid en risicomanagement.

Een belangrijk onderdeel van het cliëntonderzoek is het vaststellen van de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende en het verifiëren van die identiteit. Elke keer als een accountantskantoor werkzaamheden voor een klant gaat doen, moeten zij een cliëntonderzoek doen. In de praktijk betekent dat minimaal 1x per jaar, ervan uitgaande dat er jaarlijks terugkerende werkzaamheden zijn. Maar op het moment dat er tussendoor werkzaamheden worden gedaan, moet er opnieuw een risico-inventarisatie worden gedaan. Dan moet gecontroleerd worden of de gegevens voor de Wwft-registratie niet veranderd zijn. Er kan bijvoorbeeld een nieuwe aandeelhouder of bestuurder bij het bedrijf zijn gekomen. Als dat het geval is, dan moet de Wwft opnieuw uitgevoerd worden.

Het derde, en minst bekende, onderdeel van de Wwft is de compliance- en auditfunctie.

Dit betekent dat een accountantskantoor een risico-inventarisatie van de eigen organisatie moet maken en daar ook beleid op moet formuleren. Zo’n risico-inventarisatie moet een instelling eigenlijk permanent doen. Continu moet gemonitord worden of de goede dingen worden gedaan.

Op basis van welke indicatoren moeten accountants een melding doen?

Er is een lijst met indicatoren op grond waarvan een melding moet worden gedaan. De lijst bestaat uit objectieve en subjectieve indicatoren.

Objectieve indicatoren

Onder objectieve indicatoren vallen transacties van of aan een (rechts)persoon die gevestigd is in een land dat door de Europese Commissie is aangewezen als een land met een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme.

Subjectieve indicatoren

Onder de subjectieve indicatoren vallen transacties waarbij de instelling aanleiding heeft om te veronderstellen dat deze transacties verband kunnen houden met witwassen of financieren van terrorisme. Een ongebruikelijke transactie kan ook een ‘incident’ zijn. Dan is het aan de instelling om een inschatting te maken of de ongebruikelijke transactie daadwerkelijk een incident is.

Hoe verloopt het proces van klantacceptatie? 

Op het moment dat de klant heeft aangegeven klant te willen worden, moet de accountant een klantacceptatieproces in gang zetten. De Wwft is daar onderdeel van.

Binnen de Wwft-registratie zijn er drie niveaus van cliëntonderzoek:

Normaal cliëntonderzoek:

Bij een normaal cliëntonderzoek gaat de accountant informatie inwinnen over de klant. Het KvK-uittreksel wordt opgevraagd en uitgezocht wordt wie de aandeelhouders zijn en wie de grootaandeelhouder is. Ook checkt de accountant of er eventueel politiek prominente personen (PEP’s) betrokken zijn bij de BV.

Vereenvoudigd cliëntonderzoek:

Bij een vereenvoudigd cliëntonderzoek is er een laag risico op witwassen of financieren van terrorisme. Dit onderzoek komt na de wijziging in juli 2018 nauwelijks meer voor. Als een accountantskantoor een verhoogd risico op witwassen of terrorismefinanciering vermoedt, valt deze cliënt in de categorie van verscherpt cliëntonderzoek.

Verscherpt cliëntonderzoek:

Bij het verscherpt cliëntonderzoek hoeft een accountantskantoor geen afscheid te nemen van de klant, maar moet het bij vervolgwerkzaamheden extra alert zijn op zaken die afwijken. gegevens moeten bijvoorbeeld in het CRM-systeem worden verwerkt. En vaak hebben accountantskantoren ook nog een eigen checklist klantacceptatie. Kantoren met bijvoorbeeld weinig kennis van de agrarische sector, kunnen een klant weigeren op basis van een gebrek aan specialistische kennis op agrarisch gebied bij het kantoor.

Wat zijn de Wwft-aandachtspunten voor PEP’s en UBO’s?

PEP’s

Een PEP is een politiek prominent persoon (Politically Exposed Person in het Engels). PEP’s zijn personen die op een dusdanige plek zitten in de wetgeving, dat zij heel veel invloed kunnen uitoefenen op de bedrijfsvoering van een klant. Zij kunnen dus gechanteerd worden of betrokken zijn bij witwasoperaties. Er is een lijst met functies die in aanmerking komen voor de titel PEP. Dit zijn bijvoorbeeld staatshoofden, ministers, ambassadeurs, leden van hooggerechtshoven, leden van rekenkamers of van directies van centrale banken, maar ook directe familieleden van politiek prominente personen. Als een cliënt een politiek prominent persoon is, moet het accountantskantoor een verscherpt cliëntonderzoek doen.

UBO’s

Ultimate beneficial owners (UBO’s) zijn personen die 25% of meer van de aandelen van een BV in handen hebben. Bij een eenvoudige BV weet je vrij snel wie de UBO is, maar bij complexere structuren kan het zijn dat de UBO ergens in het buitenland zit. Volgens de Wwft moet de UBO een natuurlijk persoon zijn. Dat is namelijk de persoon die ofwel chantabel is, in de zin van witwassen of financiering, of met witwassen en financiering bezig is. Maar het kan ook zijn dat deze persoon zoveel invloed kan uitoefenen op je klant dat deze gaat witwassen of terrorisme gaat financieren. Als accountantskantoor moet je net zo lang blijven zoeken totdat de natuurlijk persoon is gevonden.

Wat moet een accountantskantoor doen als een ongebruikelijke transactie is gesignaleerd? 

Financial Intelligence Unit (FIU):

Accountantskantoren moeten een ongebruikelijke transactie melden bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU). Ook als ze een klant weigeren op basis van de Wwft hebben zij een meldingsplicht aan de FIU. Dan is er echt iets bijzonders aan de hand en moet het kantoor melden op basis van welke criteria zij de cliënt weigeren. De klant kan bijvoorbeeld op een sanctielijst staan van de Nederlandse staat, de Europese Unie en/of de Verenigde Naties. Dan mag het kantoor de klant niet accepteren.

Bureau Financieel Toezicht (BFT):

Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) is toezichthouder op de naleving van de Wwft door accountants. Als een accountantskantoor niet volgens de Wwft-regels handelt op cliënt- en/of dossierniveau, of met betrekking tot de integriteit van het financiële stelsel kan het BFT een boete of dwangsom opleggen. Ook kan het BFT in bepaalde gevallen een tuchtklacht indienen bij de Accountantskamer.

Welk probleem lost Caseware op met de nieuwe KLANT+ toepassing?

Met KLANT+ kunnen accountantskantoren op een efficiënte en snelle manier de risico’s van de klant in kaart brengen, conform de wettelijke vereisten. De cloud-app biedt gebruikers een onderbouwde bepaling van de risicoclassificatie en het niveau van het cliëntonderzoek. Door guidance en workflows wordt de gebruiker door het proces van het cliëntonderzoek geleid en worden de risico’s in kaart gebracht. Aan de hand van checklists kan worden bepaald of een vereenvoudigd, normaal of verscherpt cliëntonderzoek nodig is. Door de gestandaardiseerde opbouw van de app is een consistente en uniforme werkwijze mogelijk. Dit voegt meer kwaliteit toe aan het Wwft-dossier en zorgt voor meer overzicht en een dossier dat altijd op orde is. Daarnaast is het mogelijk, realtime, een beoordeling van het dossier door een beoordelaar en optioneel door een tweede beoordelaar te laten doen. Met de app is het tevens mogelijk op een simpele manier vorige Wwft-dossiers te hergebruiken. Bij wijzigingen van een klant of bij een jaarlijkse controle kunnen aan de hand van een checklist alleen die data aangepast worden die van toepassing zijn. Dit bespaart kostbare tijd.’