123inkt.nl blijft onafhankelijk met behulp van Caseware

Overview

123inkt.nl

Waarschijnlijk is er niemand in Nederland die niet bekend is met 123inkt.nl. “Sterker nog, er is een grote kans dat je gebruik maakt van onze inkt of een van onze andere kantoorartikelen,” vertelt controller Marcel van den Brink trots. “Wij zijn een familiebedrijf dat al twee decennia de zaken op een eigen manier wil regelen. Dit betekent voor ons dat we naast onderdelen als marketing en IT, ook onze financiële huishouding graag in eigen beheer vorm willen geven. Onafhankelijkheid is een groot goed bij 123inkt.nl. De software van Caseware biedt ons hierbij precies wat we zoeken.”

Uitdaging

De accountants van 123inkt.nl

“Vroeger besteedden we het opstellen van de jaarrekening uit,” laat Marcel weten. “Op zich ging dat prima, maar we merkten dat we meer inzicht wilden en dus zelf de touwtjes in handen moesten krijgen. Toen we hier serieus mee aan de slag gingen, was de keuze voor Caseware heel voor de hand liggend. Bij 123inkt.nl werkt een aantal mensen met een achtergrond in de accountancy, waaronder ikzelf. Omdat wij in het verleden altijd in volle tevredenheid met Caseware hebben gewerkt, wisten we waar we moesten zijn. “

“Met Caseware zijn we precies zo onafhankelijk als we willen zijn en geven we onze accountancy vorm op een manier die bij ons past.” – Marcel van den Brink

Oplossing

Van maandelijks een kijkje naar dagelijks inzicht

Een groot voordeel van het in huis samenstellen van de jaarrekening is de beschikbaarheid ervan. Marcel legt uit: “Sinds onze financieel professionals zelf met de cijfers in Caseware aan de slag kunnen, halen we veel meer uit onze data. Op elk moment dat we informatie willen raadplegen of een calculatie willen doen, kunnen we in de software terecht. Als je de financiën extern regelt, heb je toch te maken met mensen die je niet elke dag ziet en met veel verschillende agenda’s.”

Snel schakelen

“Een andere pré van het werken met Caseware is dat je alle informatie die je nodig hebt direct in de tool opslaat,” gaat Marcel verder. “Het schakelen tussen verschillende programma’s en applicaties is daarmee verleden tijd. De specificaties en bestanden die je bij een jaarrekening nodig hebt, staan er direct onder.”

Eenvoudig samenwerken en altijd actueel

Marcel is nog niet klaar: “Vroeger kon het in organisaties voorkomen dat er verschillende mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document werkten. Door de afwezigheid van versiebeheer ontstonden er allerlei varianten van hetzelfde bronmateriaal. Die moesten naderhand weer met elkaar in overeenstemming worden gebracht. Natuurlijk gaf dit ergernis en zat een fout in een klein hoekje. In Caseware werken alle belanghebbenden samen aan brongegevens die steeds up-to-date blijven. Zo heeft iedereen dezelfde informatie onder zijn of haar neus en hoef je je geen zorgen te maken over versiebeheer.

Resultaten

Standaard voldoen aan wet- en regelgeving

Privacy, de AVG en andere richtlijnen rond persoonsgegevens en financiële data dienen uiteraard altijd gevolgd te worden. “Gelukkig doe je dat zo goed als automatisch in Caseware,” vertelt Marcel. “Omdat je altijd beschikt over de meest recente versie van de software, weet je zeker dat die voldoet aan alles waar we rekening mee moeten houden. Zo hoef je je werk niet achteraf nog te gaan controleren, werk je efficiënt en houd je tijd over.”

Eenduidige structuur

123inkt.nl heeft een aantal verschillende webshops onder zijn hoede. Marcel: “Al deze webshops hanteren één mappingstructuur voor het grootboekschema in Caseware. Waar je voorheen elke keer zelf per onderdeel aan de slag mocht in Excel of een andere tool, draai je nu eenvoudig uit wat je nodig hebt. Zo haal je met één druk op de knop overal dezelfde informatie op.”

Soepele samenwerking en goede training

Hoe zit het eigenlijk met het contact met Caseware en de service? “Daar kan ik kort over zijn,” lacht Marcel, “want alles werkt naar behoren! Dat betekent dus dat we simpelweg niet vaak in de telefoon hoeven te klimmen met problemen. Mochten we vragen hebben of ergens tegenaan lopen, dan is Caseware altijd laagdrempelig en snel bereikbaar. Maar zoals gezegd hoeven we vrijwel nooit gebruik te maken van de serviceafdeling, omdat de software gewoon goed in elkaar steekt. De cursussen die we bij de ingebruikname van de software kregen, waren uitstekend. Ons team was snel aangesloten, ook omdat onze financieel professionals vaak al ervaring met de software hadden. Toch is zo’n opfriscursus bijzonder waardevol en hebben we er veel aan gehad. Ook nieuwe collega’s zijn door de goed verzorgde training zo aangehaakt.