Minimer brugen af e-mail i dit samarbejde med kunden

Der er et berømt citat af Maya Angelou, som siger: “I did then what I knew how to do. Now that I know better, I do better”. Dette citat dækker alle aspekter af livet og herunder også den digitale transformation af revisionsbranchen.

Der var en tid, hvor e-mails var et banebrydende redskab, hvor kommunikation gik lynende hurtigt. Hvor man på kort tid kunne samle al den information fra kunden, som man skulle bruge til sit arbejde. I dag er der flere måder at kommunikere på, som både er hurtigere, mere sikker og nemmere at anvende.

Her er et par grunde til, hvorfor e-mails med fordel ikke skal være den bærende kommunikationsform i dit samarbejde med dine kunder.

Udfordringer med e-mail som kommunikationskanal

Er e-mails ved at være en lidt gammeldags kommunikationsform? Og hvorfor skifte noget som virker, og har gjort det i mange år?

Sandheden er, at kundekommunikation, som udelukkende sker gennem e-mails, er forbundet med udfordringer. Det drejer sig eksempelvis om sikkerhed, organisering og effektivitet.

Sikkerhed

De fleste af os har oplevet eller har hørt om, at nogen har fået deres e-mailkonto hacket eller har modtaget en mail fra en kollega, der er blevet hacket. Dette sker desværre af den simple årsag, at det ikke er muligt at gøre en e-mailkonto 100 procent sikker. E-mails autokrypterer ikke. Hvis en hacker kan finde dit password, kan de hurtigt få adgang til din indbakke og tilgå din kommunikation og dine kontakter.

Med en e-mail er der risiko for, at du bliver franarret information, og at der bliver lagt virus ind på din computer og videre ud i dit it-system. Digital sikkerhed er et absolut must, og det kan der ikke tages for let på. Hvis du ønsker en fuld sikker løsning til kommunikation med dine kunder, så er en krypteret og in-app bygget chatkanal oftest det optimale.

Organisering

Når en kunde deler filer med dig over e-mails, kan de hurtigt blive blandet med andre mails i indbakken og kan drukne i mængden. Selvfølgelig har de fleste mailsystemer funktionalitet, der hjælper med organisering, men selv med denne hjælp kan det være svært at huske, hvor mailen er arkiveret – eller helt enkelt at få gemt mails i de rigtige mapper.

En af de største udfordringer er ”spam”-indbakken. I størstedelen af alle mailsystemer er der indbygget en funktion, der er designet til at gribe alt det, systemet ikke kan verificere. Første gang du modtager mails fra en ny kunde, ender disse mails ofte i ”spam”-indbakken. Og her er der kun dig til at opdage, at der er kommet mails fra kunden – og samtidig kan du ikke gøre noget, hvis det samme sker med dine mails hos kunden.

En cloud-baseret platform som Caseware Cloud giver en central vej til kommunikation med kunden, hvor intet drukner eller bliver fejlkatagoriseret på vejen. Kunden modtager fortsat en e-mail, nu med at der er en ny besked fra revisor. Skulle denne mail forsvinde fra kunden, kan denne blot logge på Caseware Cloud og straks se beskeden, som revisor har sendt dem.

Data og analyse

Din kommunikation med kunden kan fremadrettet blive en vigtig kilde til data og heraf analyser. Det er nødvendigt for kunden at sende vigtige dokumenter vedrørende deres forretning og økonomi, som du har brug for viden om, for at kunne hjælpe dem.

Ved at placere din data i en Caseware Cloud har du altid data lige ved hånden. Den integreres nemt med analyseværktøjer, der hurtigt giver overblik over det fremsendte materiale fra kunden. Vejen fra dataindsamling til analyseringen heraf er i gang og bliver kort og effektiv. 

Effektivitet

At gennemgå e-mails tager tid. Specielt hvis du har behov for at tjekke alle vedhæftede dokumenter op imod hinanden for at finde lige præcis det dokument, du leder efter, i mængden af fremsendte kundedata. For de fleste mailsystemer er der også en begrænsning for, hvor meget data de kan opbevare. På et tidspunkt skal der frigives mere plads, og dette gøres ved at slette data, som en gang er verificeret som relevant. 

Tænk på et system, hvor al din kommunikation er samlet; alle de relevante dokumenter er opbevaret. Det er sorteret efter kunde, hvor det automatisk har placeret sig korrekt, så der ikke sker forveksling imellem, hvad der hører til hvem. Caseware Cloud platformen er klar til dette med blandt andet file-request funktionen, som er frit tilgængelig, og vores PBC-liste.

Gør e-mail til budbringer – og ikke andet

E-mails har en god plads i historien hos revisorer og deres kommunikation med kunden. I dag er vi nået et sted, hvor den ikke bør være den primære kommunikationsform, men mere en formidler af notifikationer mellem dig og dine kunder.

I Caseware Cloud platformen finder du blandt andet ”file request”, som vi omtalte på ERFAtimen, der blev afholdt den 31. januar 2023. Med denne funktion anmoder du kunden om et specifikt dokument eller kommentar hertil. Kunden modtager en notifikation via e-mail om, at der er en besked fra revisor. Alt hvad kunden fremsender af svar og dokumentation arkiveres og opbevares i clouden under den specifikke kunde – og herved er e-mailen blot budbringer. Det er tidseffektivt, og det sikrer, at din dialog med kunden sker mest effektivt for både dig og kunden.

E-mailen kort fortalt

Internettet har ikke altid været så udbredt og tilgængeligt, som det er nu. Tilbage i 1980’erne var den primære kommunikation at skrive breve og ringe til hinanden. Priserne varierede efter, hvor du var, og hvor dit brev eller opkald skulle ende henne.

Ideen om beskeder, som blev sendt afsted på få sekunder til alle verdenshjørner, virkede som noget fra en fremtidsfilm. Hurtigt blev e-mailen det nye og normale at bruge i takt med revolutionering af kommunikationskanalerne op igennem 1990´erne og de tidlige
00´er.

E-mail fjernede geografiske barrierer. Det var nemt at digitalisere. Det var en relativt sikker kommunikationskanal med mulighed for at læse og slette meddelelser i takt med, at de blev modtaget og læst. På det tidspunkt var det den mest effektive kommunikationsform for revisorer, hvor tiden blev optimeret for både revisor og for kunden.

I dag er der andre muligheder for kommunikation end blot e-mails. Chat-funktioner, in-app kommunikation, Online møder og meget  mere. Ideen om en revisor, der sender og modtager e-mails, er ikke banebrydende længere. Og effektiviteten er måske heller ikke det, den kan være.