Qu’est-ce qu’un audit du régime d’avantages sociaux ?

Les avantages sociaux constituent une partie essentielle de la fidélisation des talents. Dans un sondage de 2021 sur la Grande démission, 43 % des employés disaient que de médiocres avantages sociaux étaient l’une des raisons de quitter une entreprise, 23 % considérant les avantages sociaux comme la principale raison de leur départ. Cela signifie que les entreprises qui n’offrent pas des avantages sociaux intéressants à leurs employés peuvent enregistrer un taux supérieur de rotation à celui de leurs concurrents. 

Mais les groupes extérieurs sont également concernés par les avantages sociaux. Les organismes de réglementation veulent s’assurer que les employeurs offrent réellement les avantages qu’ils avancent et qu’ils respectent les exigences légales pour soutenir leurs employés. C’est pourquoi, pour assurer le suivi de la valeur et de l’exactitude des avantages sociaux actuels, les auditeurs peuvent, ou dans certains cas doivent, conduire un audit du régime d’avantages sociaux. 

Un audit du régime d’avantages sociaux est-il obligatoire ?

Le département du Travail des États-Unis présente des projets de loi pour protéger les employés. Les entreprises doivent offrir certains avantages aux travailleurs et donner suite aux avantages qu’ils prétendent offrir. Pour s’assurer que les entreprises offrent les bons avantages, le département du Travail exige que les organisations procèdent à l’audit de leurs programmes d’avantages sociaux sur le formulaire 5500. 

Certains facteurs peuvent déclencher un audit du régime d’avantages sociaux visé par le formulaire 5500, par exemple :

• les lignes vierges sur les formulaires d’avantages sociaux;
• une forte baisse des participants aux avantages sociaux d’une année sur l’autre;
• les frais payés par les employés pour les avantages;
• le dépôt constamment tardif des reports des salariés;
• des incohérences dans les annexes du formulaire 5500. 

Les organisations dont le régime compte au moins 100 participants doivent effectuer des audits. Si un régime d’avantages sociaux est conforme aux exigences du département du Travail, la société peut continuer à offrir son régime et à fonctionner normalement. Mais si l’audit constate que la société n’est pas conforme, l’organisation doit corriger son régime et faire amende honorable auprès des employés. 

Déterminer le type d’audit du régime d’avantages sociaux nécessaire

Le type d’audit nécessaire dépend de la taille du régime proposé, de sa complexité et des facteurs de risque uniques liés à l’entreprise. Il se peut qu’un audit complet des employés ne soit pas nécessaire pour chaque avantage direct ou social offert. Par exemple, une entreprise peut avoir exclusivement besoin d’auditer les régimes de retraite sans avoir à auditer les prestations de soins de santé. De plus, l’évolution des exigences légales peut également déclencher un audit de la totalité des régimes d’avantages sociaux ou de certains d’entre eux, car le département du Travail veut s’assurer que les entreprises restent informées des nouvelles lois et des nouveaux règlements.

Types d’audits du régime d’avantages sociaux

L’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) propose plusieurs ressources pour l’audit des régimes d’avantages sociaux. Voici quelques types d’audits que vous pouvez rencontrer dans votre travail à titre d’auditeur :

Audits des régimes de retraite à prestations définies

Cet audit porte sur les régimes de retraite à employeur unique ou interentreprises qui aident les gens à se préparer pour la retraite. Il est déclenché en cas de changements importants apportés au régime de retraite de la société ou de changements considérables au nombre de participants, comme après la période des impôts. Cet audit s’assure que la retraite des employés est gérée efficacement, mais il peut prendre beaucoup de temps.  

Audits de régimes visés par l’alinéa 403(b)

Cet audit examine les régimes de retraite d’employés qui travaillent dans les écoles et les organismes de bienfaisance. Cet audit est généralement déclenché après la période des impôts ou si l’organisation est soupçonnée de mauvaise gestion. Les auditeurs peuvent aider les organisations sans but lucratif et les écoles à rester conformes, surtout les organisations ayant des ressources limitées qui peuvent avoir des difficultés à effectuer elles-mêmes les audits. Ces audits sont néanmoins importants, parce que les employés investissent leur propre argent dans ces régimes et se fient à leur employeur pour les égaler.

Audits du régime d’actionnariat des salariés

Ces audits sont pertinents pour les entreprises qui offrent des options d’achat d’actions à leurs employés. Un audit du régime d’actionnariat des employés peut être déclenché en cas de changement spectaculaire du nombre d’employés qui y adhèrent. Ces audits s’assurent que les entreprises offrent des options d’achat d’actions équitables qui peuvent être lucratives à l’avenir si l’organisation est rentable.

Audits des prestations de soins de santé et de bien-être

Le département du Travail audite les soins de santé offerts par les employeurs, ainsi que la valeur des avantages indirects de bien-être comme les allocations pour les salles de remise en forme et les services d’expertise-conseil fournis par l’employeur. Ces audits renforcent la conformité à la législation relative aux prestations de soins de santé et peuvent avoir lieu en cas de modification des lois sur les soins de santé. Cet audit peut avoir lieu si l’entreprise croît rapidement et a besoin d’offrir des soins de santé à ses employés. 

À titre d’auditeur, vous devez adopter un point de vue d’ensemble des régimes d’avantages sociaux à surveiller étroitement ou demander des documents particuliers sur la gestion des régimes. Par exemple, une page sur le site de l’AICPA permet aux auditeurs de régimes de comprendre les risques de cybersécurité liés aux régimes d’avantages sociaux, et traite de ces risques avec les régimes clients et les explique. 

Se préparer à un audit du régime d’avantages sociaux

La meilleure façon de se préparer pour un audit est l’organisation. La plupart des audits exigent la remise de documents clairs dans un ordre précis afin que les réviseurs objectifs puissent confirmer la conformité. Plus une entreprise est désorganisée, plus l’audit prend de temps et rencontre des problèmes. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous préparer pour un audit : 

• Enregistrer les documents à un endroit unique. Les entreprises et les auditeurs doivent envisager d’investir dans un logiciel nuagique, comme Caseware Cloud, qui permet de conserver l’information en sécurité, de l’organiser et de la rendre visible pour les auditeurs. 
• Établir des lignes de communication claires. Identifier qui doit participer à un audit et le mode de communication de chaque partie. 
• Créer des listes de contrôle pour suivre le projet. Les outils de gestion de projet permettent de déterminer les aspects de l’audit qui sont achevés et ceux qui sont en cours. Il ne faut pas perdre de vue que de nombreuses tâches d’audit peuvent maintenant être automatisées grâce aux bons outils, comme la solution OnPoint EBP de Caseware.

Bien que les auditeurs externes jouent un rôle essentiel dans la réalisation d’un audit du régime d’avantages sociaux, ils doivent conseiller à leurs clients de documenter le processus à l’interne. Cela facilitera la mise en conformité lors des audits ultérieurs. 

Réalisation de l’audit du régime d’avantages sociaux

En ayant les bons plans en place, les auditeurs peuvent mener des audits du régime d’avantages sociaux sans heurts et en profondeur, malgré la longueur de ce processus et la forte main-d’œuvre qu’il demande. Ces pratiques exemplaires permettent de rationaliser un audit, en s’assurant que les tâches sont accomplies efficacement :

• Agir quand il le faut. Même si les dates limites sont éloignées, les organisations ne peuvent se permettre d’attendre le dernier moment pour rassembler et examiner les documents. Elles disposent ainsi d’une marge de manœuvre en cas de problèmes au cours du processus d’audit. 
• Tenir toutes les parties informées. Même en l’absence de nouvelles majeures, toutes les parties concernées par l’audit doivent rester informées, en particulier si vous collaborez avec plusieurs services. 
• Désigner un spécialiste de l’assurance de la qualité. L’organisation doit identifier une personne qui peut revérifier la documentation avant de l’envoyer à l’auditeur tiers. Cela permet de repérer les erreurs avant l’envoi des papiers. 

De plus, les auditeurs ne doivent jamais faire d’hypothèses sur le processus d’audit ou les documents qui devront être remis. Tout papier ou toute tâche doit être confirmé et revérifié. Le fait de procéder à un seul audit approfondi permet de gagner du temps et d’éviter que des problèmes ne surviennent avec le département du Travail. 

Choisir la technologie adaptée pour l’audit du régime d’avantages sociaux

Les audits peuvent devenir compliqués, exiger plusieurs formes et types de documents. Plus l’organisation est importante ou plus les avantages sociaux offerts sont compliqués, plus il faudra de documents pour l’audit. Heureusement, des outils numériques peuvent simplifier la recherche, l’enregistrement et la présentation de documents. Les auditeurs peuvent se tourner vers des solutions comme OnPoint EBP pour gagner en efficacité et en exactitude ainsi que pour réduire le stress pendant l’audit. 

Se laisser guider par les résultats de l’audit du régime d’avantages sociaux pour améliorer son organisation

Les auditeurs doivent dire aux entités auditées qu’elles ne doivent pas considérer l’audit du régime d’avantages sociaux comme une simple exigence réglementaire visant à se conformer aux directives du département du Travail. Elles peuvent également profiter de cet audit pour revoir les avantages sociaux et s’assurer qu’ils sont concurrentiels, ce qui pourrait améliorer la satisfaction des employés actuels tout en aidant à en attirer de nouveaux. Ce faisant, les auditeurs peuvent à la fois prouver leur valeur à leurs clients et créer une plus grande probabilité de retour d’affaires à l’avenir.