Les conséquences de la fin des espèces sur vos entreprises clientes

Peu de gens utilisent les espèces dans l’économie aujourd’hui. Selon la Federal Reserve Bank de San Francisco, seuls 20 % des transactions mensuelles des consommateurs se font en espèces. Ce pourcentage montre une tendance à la baisse importante. En 2019, 26 % des paiements se faisaient en espèces, et en 2017, ce chiffre était de 30 %. 

Ce déclin rapide coïncide avec l’augmentation de l’utilisation des cartes de crédit et de débit, mais également des autres options de paiement sans espèces, comme les portefeuilles mobiles et les cryptomonnaies. 

Que signifie ce changement pour les entreprises et les cabinets comptables avec lesquels elles travaillent ? À court terme, les entreprises doivent prendre des mesures pour faciliter les paiements électroniques au moyen de terminaux de point de vente et de services de traitement récents. Bien que certaines entreprises, en particulier les plus petites, peuvent considérer ces mises à jour comme des défis coûteux, l’investissement peut apporter des avantages importants aux opérations de toutes tailles.

La technologie des chaînes de blocs, qui crée des grands livres publics pour faciliter les transactions et le suivi des actifs comme les cryptomonnaies, aide à pousser les économies à s’éloigner des espèces. Même si la cryptomonnaie est parfois volatile, les systèmes de chaîne de blocs peuvent également servir à traiter les paiements et à consigner les transactions, ce qui peut être attrayant pour les paiements, la tenue de documents et la comptabilité. 

Voici un aperçu détaillé des inconvénients et des avantages des paiements sans espèces et de la manière dont les entreprises et les comptables peuvent se préparer à un avenir sans papier-monnaie.  

Réduction des charges d’exploitation   

Les paiements en espèce ne sont pas accompagnés de frais de transaction, mais des coûts sont associés au traitement du papier-monnaie. 

Tout d’abord, une entreprise a besoin de sécuriser physiquement les espèces. Les entreprises de vente au détail perdent environ 40 milliards de dollars en raison du vol aux États-Unis chaque année. Elles doivent affronter ce danger en se rendant à la banque tous les jours pour déposer leurs espèces ou louer une voiture blindée et des messagers armés pour transporter l’argent à la banque. Les autres charges sont les systèmes de sécurité et les caisses améliorés.

Les espèces doivent être comptées, et les montants vérifiés manuellement, ce qui exige des heures de travail des employés, qui peuvent s’accumuler dans les charges de tenue de comptes. Vous pouvez également perdre de l’argent à cause des erreurs de traitement des espèces ou de la fraude des employés, comme l’enregistrement de montants inférieurs ou empocher l’argent. Après le vol à l’étalage, il s’agit des deux causes de pertes les plus courantes des entreprises de vente au détail. 

Enfin, les petites entreprises peuvent perdre une partie de leur chiffre d’affaires si elles s’appuient trop sur les espèces. Un sondage de Finder et de Pureprofile a conclu que 11,8 millions de consommateurs arrêteraient d’acheter à des entreprises qui n’offrent pas d’options de paiement sans espèces. 

Commodité accrue pour les consommateurs  

Le magasinage sans espèces peut combler le fossé entre le commerce de détail physique et le cybercommerce. Les consommateurs peuvent consulter les articles et faire des achats sur leur téléphone, puis utiliser le même moyen de paiement pour acheter dans un magasin. Cela leur permet de comparer les prix en ligne et en magasin et de prendre des décisions d’achat en conséquence. 

Les données soutiennent cette évolution. Actuellement, le cybercommerce représente 14,3 % des ventes de détail. Il y a 10 ans, la part de marché des ventes en ligne était de 6 %. Les détaillants ont profité de cette tendance en rependant leur site Web, en lançant des applications de leur magasin en ligne et en augmentant le nombre d’options de paiement sans espèces des achats faits en ligne et en magasin. 

La tendance des achats en ligne est également pratique pour les entreprises. Elle simplifie le marketing et la gestion des relations clients. Les entreprises peuvent tenir un registre des achats en ligne, des vérifications de prix et de la navigation des clients pour leur offrir un contenu marketing très ciblé.  

Frais liés aux cartes de crédit et de débit   

Les frais de traitement des opérations par carte de crédit ou de débit constituent l’un des principaux problèmes des entreprises lorsqu’elles optent pour le sans espèces. Ces frais peuvent varier en fonction de plusieurs variables, comme le type de carte, la catégorie de l’achat et la variété des affaires. 

Les frais de carte de crédit ont deux éléments. La commission d’interchange est destinée à l’émetteur de la carte, qui est généralement une banque ou une entreprise de services financiers. De petits droits d’adhésion sont également destinés au réseau de paiement (Visa, Mastercard, American Express ou Discover, par exemple). Les détaillants doivent également louer ou acheter l’équipement de traitement des paiements, qu’ils peuvent parfois payer au moyen d’une petite commission supplémentaire prélevée sur chaque transaction. 

Les frais peuvent aller de 1,5 % à 3,5 %, et ils comprennent généralement un pourcentage de la valeur générale de la transaction plus une petite commission fixe. Par exemple, une transaction peut coûter 3,1 % plus une commission fixe de 10 cents. Cette commission fixe garantit que les responsables du traitement et le réseau obtiennent des frais, même pour les petits achats. 

Le principal inconvénient des transactions sans espèces est que les entreprises sont coincées avec ces frais. Elles doivent accepter le coût supplémentaire, chercher comment le réduire ou corriger leur tarification afin de répercuter le coût sur les consommateurs. 

La technologie de la chaîne de blocs peut éventuellement modifier cette structure de frais, parce qu’elle permet aux particuliers et aux entreprises d’interagir directement avec les paiements consignés dans un grand livre public au lieu de passer par un responsable du traitement des paiements, l’émetteur de la carte et le réseau. 

Des audits plus précis 

Le passage aux paiements axés sur la chaîne de blocs permet également de modifier la méthodologie des audits internes et externes. 

Chaque transaction dans la chaîne de blocs est consignée de manière permanente et ne peut plus être modifiée en raison de son chiffrement. La chaîne de blocs devient essentielle pour les auditeurs internes, parce qu’elle crée une piste d’audit instantanée que personne ne peut manipuler. Les entreprises peuvent découvrir comment leurs auditeurs internes accèdent aux données de la chaîne de blocs afin d’obtenir un historique complet de toutes les transactions – en fait, certains pensent que les auditeurs ne peuvent pas se permettre d’ignorer la chaîne de blocs, à cause de ses avantages potentiels.

Par exemple, une organisation peut donner à l’entreprise une liste complète des transactions dans la chaîne de blocs, ou elle peut donner aux auditeurs un outil API pour extraire les données nécessaires et les placer dans des feuilles de calcul ou d’autres documents de travail à utiliser au cours de l’examen.

Grâce à la nature permanente et accessible de la chaîne de blocs, les données peuvent rationaliser les audits, les auditeurs doivent tenir compte de nouvelles considérations, comme la manière dont la chaîne de blocs est connectée aux autres technologies qu’une entreprise utilise.  

La nature transparente de la chaîne de blocs aide également les auditeurs externes. Disposant de l’information au bout de leurs doigts, ils peuvent vérifier les transactions sans avoir à demander des renseignements supplémentaires, des grands livres ou des reçus aux sujets de l’audit. 

Préparation d’une entreprise à l’économie sans espèces  

Des avantages et des inconvénients sont attachés à l’adoption des options de paiement sans espèces ou au choix d’abandonner le papier-monnaie. Alors que les tendances montrent une forte croissance pour les méthodes de paiement sans espèces et que des entreprises comme IBM, Microsoft et JP Morgan lancent des solutions de paiement sur la chaîne de blocs, les entreprises doivent finalement adopter l’économie sans espèces. 

Les organisations peuvent prendre des mesures particulières pour commencer à se préparer à un avenir sans espèces.

Donner la priorité à la cybersécurité 

L’essor du commerce électronique, les paiements sans espèces et l’analyse de données coïncident avec l’augmentation du cybercrime. Les pirates ont infligé 6 billions de dollars de dommages dans le monde en 2021, les victimes se comptant parmi les entreprises les plus en vue dans le monde. 

Ces entreprises doivent s’assurer que leurs sites Web et leurs systèmes de paiement sont sécurisés et également protéger leurs données financières. La comptabilité générale a changé au cours des 40 dernières années; les renseignements des clients et les documents comptables sont stockés de manière numérique, les entreprises doivent améliorer les pare-feu, gérer les utilisateurs et garantir un accès sécurisé aux bases de données. 

Une stratégie de cybersécurité bien pensée peut aider à conserver les données financières nécessaires et les systèmes de paiement en sécurité. Elle comprend une formation des employés aux pratiques exemplaires en matière de cybersécurité et à l’utilisation des nouvelles technologies pour limiter et surveiller l’accès. 

Proposer un éventail d’options de paiement   

Il existe un grand nombre d’options de paiement sans espèces. Les terminaux de point de vente et les sociétés de traitement des paiements en ligne permettent aux entreprises d’accepter les cartes de crédit et de débit de certains ou de tous les principaux réseaux. Les clients peuvent toutefois s’attendre à d’autres options. 

Les portefeuilles mobiles gagnent également en popularité. D’ici 2025, 43,7 % des Américains feront au moins un achat au moyen d’applications comme Apple Pay ou Google Pay. Ces méthodes exigent le traitement des paiements au moyen de capacités de communication en champ proche (CCP). Les paiements par cryptomonnaie, en attendant, peuvent exiger un lecteur de code QR ou une adresse de portefeuille de cryptomonnaies. 

Le pire étant de renvoyer les clients parce que l’entreprise n’a pas mis en place le mode de paiement pour les servir. 

Mise en place d’un suivi des flux de trésorerie à distance

Les transactions sans espèces sont faciles à suivre. Grâce au bon logiciel et système comptable, les entreprises peuvent surveiller les flux de trésorerie et remplir automatiquement les rapports financiers. Ce processus comptable de documents de travail numérisés est avantageux, il vous permet de surveiller les flux de trésorerie et d’autres renseignements financiers régulièrement au lieu d’attendre les rapports trimestriels ou annuels. 

Les comptables et les auditeurs peuvent également profiter de ce flux de travail rapide en utilisant un logiciel de documents de travail. Par exemple, les auditeurs internes peuvent utiliser les données de paiement numérique pour remplir des documents de travail qu’ils utiliseront pour mener leurs audits.
Un logiciel nuagique rend possible cette configuration à distance. Les comptables, les dirigeants et les auditeurs peuvent accéder à leurs données financières à distance sans avoir à être sur place.